Privacy policy

Politique globale en matière de confidentialité

L’Union internationale des transports routiers (IRU), dont le siège est sis Voie-Creuse 16, 1211 Genève 20, Suisse (« IRU ») s'engage à protéger votre vie privée. La présente politique globale de confidentialité (la « Politique de confidentialité ») explique comment nous collectons et utilisons vos données personnelles et les droits et options dont vous disposez à cet égard. Des dispositions supplémentaires peuvent compléter la présente politique de confidentialité conformément aux dispositions de toute autre relation contractuelle que nous pourrions avoir avec vous ou votre représentant et qui fait partie intégrante de la présente Politique de confidentialité. En cas de contradictions et de divergences entre la présente politique de confidentialité et toute autre disposition, la présente politique de confidentialité prévaut sur toutes les dispositions supplémentaires, sauf si ces dispositions spécifient explicitement qu'elles s'écartent de la présente politique de confidentialité et identifient précisément les termes de la présente politique de confidentialité dont elles ont l’intention de s'écarter.

La présente politique de confidentialité s’adresse :

  • aux membres potentiels du personnel ;
  • aux visiteurs de notre site web et aux tiers qui suivent notre organisation, notamment aux analystes et personnes inscrites à notre bulletin d’information, à nos événements ou à tout autre envoi d'information ;
  • à nos partenaires commerciaux futurs, actuels et anciens qui sont des personnes physiques (tels que les travailleurs indépendants) ou aux représentants ou personnes de contact de ces partenaires qui sont des entités juridiques, y compris nos membres, fournisseurs, agents, partenaires, consultants et aux autorités compétentes.

IRU est responsable du traitement de vos données personnelles dans la mesure où elle décide pourquoi et comment elles sont traitées. Elle endosse en ce sens le rôle d’entité de contrôle. Dans la présente politique de confidentialité, les termes « nous » ou « notre/nos » font référence à IRU. 

1. Quels types de données personnelles collectons-nous ?

Nous collectons des informations d'identification de base sur tous les individus avec lesquels nous sommes en interaction, notamment le nom, le titre, la fonction, le nom d’entreprise, l’adresse (y compris la ville, le pays, le code postal), le numéro de téléphone, l’adresse e-mail, la signature ou encore la signature numérique.

En plus de ce qui précède et des informations ci-dessous, nous pouvons également collecter des catégories particulières de données personnelles.

Périodiquement, dans la mesure autorisée ou exigée par la loi, dans le cadre de nos relations contractuelles ou de l'enregistrement et de la procédure d'accès à un événement, nous pouvons collecter des données personnelles concernant votre adhésion à une association professionnelle, commerciale ou syndicale, des données personnelles liées à la santé, des détails des préférences alimentaires et concernant tout casier judiciaire vous concernant. Toute utilisation de ce type d’information est basée sur votre consentement.

Vous pouvez nous communiquer directement l’information, mais elle peut également être communiquée par l'entité juridique pour laquelle vous travaillez (par exemple si vous êtes la personne de contact désignée par votre employeur pour interagir avec nous), par l'un de nos prestataires de services (par exemple les institutions financières) ou via des sources accessibles au public (notamment les profils de médias sociaux).

1.1 Membres potentiels du personnel

En ce qui concerne nos futurs employés (internes ou externes selon la définition de la politique de vérification des antécédents d’IRU), nous pouvons en outre également collecter les informations suivantes :

  • des informations d'identification supplémentaires (p. ex. la date et le lieu de naissance, la nationalité, le numéro de passeport ou de carte d'identité et la copie de carte d'identité) ;
  • des certificats de maladie, d'accidents et des informations concernant la famille (p. ex. l’état civil, le nombre d'enfants, la date de naissance et la composition du ménage, la situation d'emploi du conjoint) ;
  • des informations sur l’éducation et l’expérience (p. ex. l'historique d’emploi et d'éducation, d'autres détails figurant au CV, les qualifications et l’expérience professionnelles) ;
  • des dossiers d'emplois précédents (p. ex. la nature du poste occupé, le titre du poste et le type de relation contractuelle, le superviseur et les subordonnés, les dates d'emploi, notamment les dates d'embauche et de promotion/changement de fonction, l'horaire de travail, les évaluations de performances), qui nous permettent, avec votre consentement préalable, de contacter l'ancien employeur et les personnes mentionnées à titre de référence ;
  • d’autres informations relatives à votre recrutement (p. ex. les renseignements que vous avez fournis au cours de votre entrevue, les conversations, la correspondance, les notes et observations faites au cours du processus de recrutement) ;
  • les informations liées à la sécurité sociale (comme le statut d’imposition/de sécurité sociale, l'assurance, le handicap) ;
  • votre photo pour des raisons de sécurité/internes ; 
  • toute information que vous devrez fournir en fonction de notre contrôle et conformément à la politique de vérification des antécédents d’IRU (comme l'extrait de casier judiciaire et/ou du registre des poursuites) ; et
  • toute autre information vous concernant et que vous nous fournissez.

1.2 (Représentants de) nos partenaires

Pour (les représentants de) nos partenaires, y compris nos membres, fournisseurs, agents, partenaires, consultants et organisations internationales et autorités compétentes (p. ex. CEE-ONU, autorités douanières), nous pouvons en outre également collecter les informations suivantes :

  • pour les partenaires qui sont des personnes physiques (comme les travailleurs indépendants) ou les représentants ou personnes de contact de fournisseurs qui sont des entités juridiques, d'autres informations d'identification (p. ex. une copie de carte d'identité), des informations financières (p. ex., comptes bancaires et factures) et des informations contractuelles (p. ex. type de contrat, parties contractantes et durée) ;
  • des notes à propos de nos réunions (le cas échéant) ;
  • le permis de conduire, les extraits de comptes bancaires, le sexe, l’état civil, la nationalité, la langue parlée, le poste, le domaine de travail, le parcours et le temps de circulation, les détails du véhicule, les itinéraires, l’information géographique, les coordonnées GPS, les informations relatives aux infractions commises ou aux accidents ; et
  • si la loi l'exige pour des raisons de conformité, ou dans le cadre de services que nous vous fournissons, des informations sur les litiges importants ou autres procédures juridiques à votre encontre ou à l’encontre d’un tiers en rapport avec vous, ainsi que l'interaction avec vous, qui peuvent être pertinentes à des fins de concurrence.

1.3 Visiteurs de site web et tiers qui suivent notre organisation, notamment les analystes et les personnes inscrites à notre bulletin d’information, à nos événements ou à tout autre envoi d'information

En ce qui concerne les visiteurs de notre site web et les tiers qui suivent notre organisation notamment les analystes et les personnes inscrites à notre bulletin d’information, à nos 'événements ou à tout autre envoi d'information, nous pouvons collecter en plus les informations suivantes :

  • l'identification électronique des données (champs d'en-tête http, adresse IP, navigateur, informations d'identification, informations sur le matériel et données de localisation de logiciels si disponibles) ;
  • les informations au sujet de votre navigateur et appareil (par exemple, le domaine du fournisseur de services internet, le type et la version du navigateur, le système d'exploitation et la plate-forme, la résolution d'écran, le fabricant du modèle) ;
  • les informations que vous fournissez lors de l'inscription pour recevoir un ou plusieurs bulletin(s) d’information (p. ex. adresse, type de profil et intérêt pour un ou plusieurs bulletin(s)) ;
  • les données collectées grâce aux cookies, au code du site web et aux balises web du fournisseur chargé de l’envoi de nos bulletins d’information (p. ex. préférences de langue et analyse de l'utilisation du site web, telles que les pages consultées, l’ordre de consultation de ces pages et la durée de la consultation) ; et
  • pour les analystes qui suivent notre organisation, leurs estimations et toutes opinions, prévisions ou projections connexes.

2. Comment collectons-nous vos données personnelles ?

  • Nous collectons vos données personnelles dans le cadre de notre relation contractuelle ou d’une affiliation, ou lorsque vous nous les fournissez, notamment pour interagir directement avec nous, par exemple en communiquant avec notre personnel, en utilisant nos services en ligne (tels que TIR-EPD, Asktirweb et tir-Custom-Portal) ou en vous inscrivant à l’une de nos plateformes numériques ou applications ;
  • nous collectons vos données personnelles tout en contrôlant nos outils technologiques et nos services, y compris nos sites web et les e-mails entrants et sortants ;
  • nous pouvons collecter ou recevoir des informations vous concernant en provenance d'autres sources, ou utiliser des sources accessibles au public pour assurer la maintenance précise et la mise à jour de données dont nous disposons déjà. 

3. Données personnelles que vous nous fournissez concernant des tiers

Si vous nous fournissez des données personnelles à propos d’un tiers (p.ex. l'un de vos directeurs ou employés, les conducteurs en tant que membres de vos opérateurs de transport, ou une personne avec laquelle vous avez des relations commerciales) vous devez vous assurer que vous avez le droit de divulguer ces données à caractère personnel et que, sans prendre d'autres mesures, nous pouvons les collecter, les utiliser et les divulguer conformément à la présente politique de confidentialité. Vous devez tout particulièrement vous assurer que l'individu concerné est conscient des différents éléments décrits dans la présente politique de confidentialité puisque ces éléments le concernent ; citons par exemple notre identité, la manière de nous contacter, les objectifs de notre collecte de données, nos pratiques de divulgation de données personnelles (y compris la divulgation à des destinataires à l'étranger), le droit individuel d’accès aux données personnelles et de dépôt de plaintes au sujet du traitement des données personnelles, ainsi que les conséquences si les données personnelles ne sont pas fournies (notamment notre incapacité à fournir des services).

4. Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Conformément aux lois applicables sur la protection des données, nous prendrons toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre tout accès, utilisation, divulgation, altération ou destruction.

5. Pourquoi collectons-nous vos données personnelles ?

5.1    Transfert à des tiers

Nous pouvons transférer ou donner accès à des données personnelles pour des tiers en dehors d’IRU aux fins énumérées ci-dessous, dans la mesure où ces données sont nécessaires pour permettre auxdits tiers d’exécuter nos instructions. Ces tiers peuvent inclure :

  • des tiers qui traitent des données personnelles, telles que notre gestionnaire de paie, nos fournisseurs de systèmes informatiques, concepteurs de site web et notre fournisseur d'hébergement, les prestataires de services de paiement, les banques, les assurances entreprises, les organismes de sécurité sociale, les organisateurs d'événements (p. ex. pour les assemblées des actionnaires), les prestataires de services de messagerie, de base de données, ainsi que les fournisseurs de cloud et les consultants ;
  • tout tiers à qui nous attribuons ou transférons une de nos droits ou obligations en vertu d'un contrat approprié ;
  • nos conseillers et avocats externes dans le cadre de la vente ou du transfert de toute partie de notre entreprise ou de ses actifs ; et
  • tout organisme national et/ou international de réglementation, d'application ou d'échange ou tout tribunal exigeant que nous transmettions ces données conformément à la loi ou à la réglementation applicable, ou à leur demande.

Les tiers susmentionnés sont contractuellement tenus de protéger la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles, conformément à la législation en vigueur.

5.2 Transferts à l'extérieur de l'Espace économique européen

Les données personnelles transférées par IRU peuvent également être traitées dans un pays extérieur à l'Espace économique européen (« EEE ») - qui couvre les États membres de l'UE, l'Islande, le Liechtenstein et la Norvège -, en particulier aux États-Unis, en Australie et dans les pays où IRU et ses membres ont des bureaux. Il se peut que les États hors EEE n’offrent pas le même niveau de protection des données personnelles que les pays de l'EEE.

Si vos données personnelles sont transférées hors de l'EEE, nous allons donc mettre en place des garanties appropriées, en particulier des clauses contractuelles standard ou ad hoc, afin d'assurer que ce transfert est effectué conformément aux règles applicables en matière de protection des données. Vous pouvez exiger un complément d'informations à ce sujet et obtenir une copie de la garantie applicable en exerçant vos droits indiqués ci-dessous.

6. À quelles fins utilisons-nous vos données personnelles ?

Nous utilisons surtout vos  données personnelles aux fins suivantes : 

  • pour fournir des produits ou des services que vous avez demandés, notamment des services ou des solutions en ligne (tels que TIR-EPD, Asktirweb et tir-Custom-Portal) selon vos directives ou instructions ou celles de votre organisation ; 
  • pour la gestion et l’administration de vos relations d'affaires ou de celles de votre organisation avec IRU, y compris le traitement des paiements, la comptabilité, l’audit, la facturation et le recouvrement, les services de support ; 
  • pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires, y compris aux ordonnances du tribunal et pour exercer et/ou défendre nos droits juridiques, établir des rapports à la direction et/ou lors d’audits par des organismes réglementaires, pour remplir des obligations de tenue de registres (par exemple, conserver des documents aux fins d’imposition) ;
  • pour analyser et améliorer nos services et notre communication avec vous ; 
  • pour protéger la sécurité et gérer l'accès à nos locaux, à nos systèmes IT et à nos systèmes de communication, aux plates-formes en ligne, aux sites web et autres systèmes ; pour prévenir et détecter des menaces de sécurité, la fraude ou d’autres activités malveillantes ou criminelles ;
  • à des fins relatives et/ou accessoires à l'un des points ci-dessus ou à tout autre objectif pour lequel vos données personnelles nous ont été fournies ;
  • en raison de la nécessité du traitement en vue d’exécuter nos obligations contractuelles envers vous ou pour prendre des mesures pré-contractuelles à votre demande ; et
  • en raison de la nécessité du traitement aux fins de notre intérêt légitime ou de celui de bénéficiaires tiers qui reçoivent vos données personnelles, à condition que ces intérêts ne soient pas remplacés par vos intérêts, droits et libertés fondamentaux.

Si vous avez expressément donné votre consentement, nous pouvons également traiter vos données personnelles aux fins suivantes :

  • pour avec vous grâce aux moyens que vous avez approuvés pour vous tenir informé des dernières évolutions juridiques, des annonces et d'autres informations sur les services d’IRU, des produits et technologies, des événements et des projets ;
  • pour réaliser des enquêtes, des campagnes de marketing, des analyses de marché ou d'autres activités de promotion ou d'événements ; et/ou
  • pour collecter des informations sur vos préférences afin de créer un profil utilisateur pour personnaliser et favoriser la qualité de notre communication et de notre interaction avec vous (par exemple, par voie du suivi des bulletins d’information ou de  l’analyse de sites web).

Par rapport aux membres potentiels du personnel, nous pouvons également traiter des données personnelles pour les activités de recrutement (par exemple, l'exécution et la vérification des antécédents d'emploi) et à d'autres fins imposées par la loi et les autorités.

7. Comment utilisons-nous les cookies et autres technologies similaires sur nos sites web ?

Un cookie est un ensemble de données contenant une chaîne de texte qui vous identifie en circulant entre votre ordinateur et le nôtre. Cela permet de garantir que l’information correcte atteint la bonne destination. 

IRU utilise les cookies pour mémoriser vos préférences de langue et simplifier votre utilisation du site web. Elle utilise également Google Analytics à des fins de gestion du site web (notamment pour mesurer l'utilisation du site web et l'élaboration de statistiques) ainsi que pour la modification et l'amélioration du site web.

Vous pouvez choisir de refuser les cookies ou préciser à votre navigateur de vous faire savoir à chaque fois qu'un site Web tente de placer un cookie. Cependant si vous refusez les cookies, certaines parties du site Web ne fonctionnent pas correctement. Pour en savoir plus, consultez :  allaboutcookies.org.

8. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Vos données personnelles seront supprimées lorsqu'elles ne sont plus raisonnablement requises aux fins définies ci-dessus ou si vous retirez votre consentement (le cas échéant) et si nous ne sommes pas tenus par la loi ou autrement autorisé à poursuivre leur stockage. Plus précisément, nous conservons vos données personnelles si nécessaire pour qu’IRU fasse valoir un droit ou se défende contre une plainte, jusqu'à la fin de la période de conservation pertinente ou jusqu'à ce que les réclamations en question soient réglées.

9. Quels sont vos droits concernant vos données personnelles ?

Sous réserve de certaines conditions légales, vous avez le droit de demander une copie des données personnelles que nous détenons vous concernant, de demander la correction de données personnelles inexactes, de demander que vos données personnelles soient supprimées et de vous opposer à ou de restreindre notre utilisation de vos données personnelles, en envoyant un email à gdpr@iru.org

Si vous vous opposez au traitement de vos données personnelles, ou que vous retirez le consentement précédemment accordé, nous respecterons ce choix conformément à nos obligations légales.  

Votre opposition (ou le retrait de tout consentement précédemment accordé) pourrait signifier que nous ne sommes plus en mesure d'effectuer les actions nécessaires à la réalisation des fins énoncées ci-dessus ou que vous n’êtes plus en mesure d'utiliser les services et produits que nous proposons. Notez que même après que vous avez choisi de retirer votre consentement, nous pouvons être en mesure de continuer à traiter vos données personnelles dans la mesure requise ou permise par la loi, en particulier dans le cadre de l’exercice et de la défense de nos droits ou de nos obligations légales et réglementaires.

Nous devons assurer que vos données personnelles soient exactes, complètes et à jour. Par conséquent, veuillez nous informer de tout changement à vos données en envoyant un mail à  gdpr@iru.org.

10. Modifications apportées à la présente politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité a été publiée la première fois en mai 2018. La présente politique de confidentialité peut être sujette à modifications. Toute modification ou tout ajout futur en termes de traitement des données personnelles tel que décrit dans la présente politique de confidentialité vous sera communiqué de manière appropriée selon le canal de communication habituel. Les modifications prennent effet dès qu'elles sont affichées sur ce site web. 

11. Comment entrer en contact avec IRU ?

votre avis sur notre site web et notre politique de confidentialité est le bienvenu. Si vous souhaitez nous contacter pour poser des questions ou formuler des commentaires, veuillez nous envoyer un email à gdpr@iru.org.